POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RP)

Site Web : Formation continue de l'UQO (formation-continue.uqo.ca)

Version du 17 octobre 2025

I. Introduction et Identité de l'Organisme

L’Université du Québec en Outaouais (UQO), établissement situé au 283, boul. Alexandre-Taché, Gatineau, QC, J9A 1L8, s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés par sa communauté et prend les mesures nécessaires pour assurer leur protection.

II. Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP)

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, l'UQO a désigné :

III. Principes de la Collecte et du Consentement

3.1 Renseignements Personnels Collectés

• Renseignements de Contact et d'Identification : Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale (collectés via formulaires d'inscription ou de demande d'information pour les programmes de formation).
• Renseignements de Navigation : Adresse IP, pages consultées, durée de la visite, navigateur, système d'exploitation (collectés via témoins/traceurs).

3.2 Validité du Consentement (Loi 25)

• Manifeste, Libre, Éclairé et Spécifique : Le consentement est demandé pour chaque finalité distincte, dans des termes simples et clairs (via la bannière Didomi ou les formulaires).
• Retrait du Consentement : Le retrait est aussi simple que l'octroi. L'utilisateur peut retirer son consentement en tout temps en utilisant le lien de gestion des témoins sur le site.

IV. Utilisation, Communication et Transfert

4.1 Finalités d'Utilisation

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, soit :

• Gestion des services : Traiter les inscriptions, répondre aux demandes d'information concernant les programmes de formation.
• Statistiques et amélioration : Comprendre l'usage du site pour améliorer l'offre de formation et l'ergonomie (via les témoins d'analyse).
• Communication marketing : Envoyer des communications sur les programmes de formation continue, uniquement avec un consentement explicite préalable.

4.2 Communication aux Sous-traitants (Gestion du site)

L'UQO peut communiquer des renseignements personnels aux fins de la prestation de son mandat à des entreprises qui agissent en son nom et conformément à ses directives (sous-traitants).

Société KIWAD : En tant que partenaire de gestion, de développement et de maintenance du site formation-continue.uqo.ca, la société KIWAD peut avoir accès aux renseignements personnels dans la mesure nécessaire à l’exécution de son contrat.

• Coordonnées de KIWAD : 7932 Ave Royale, Château-Richer, Québec G0A 1N0. Téléphone : (418) 972-0898 ou (514) 817-1214. Courriel : quebec@kiwad.com.
• L'UQO s'assure par contrat que ce sous-traitant met en œuvre des mesures de sécurité adéquates pour protéger les renseignements personnels.

4.3 Communication à l'Extérieur du Québec (Témoins de Tiers)

• Divulgation : L'UQO utilise des outils d'analyse et de publicité (comme Google Analytics et Google Ads) qui sont fournis par des tiers et dont les serveurs peuvent être situés à l'extérieur du Québec.
• Évaluation des Facteurs Relatifs à la Vie Privée (ÉFVP) : Avant toute communication à l'extérieur du Québec, l'UQO effectue une ÉFVP afin de s'assurer que les renseignements personnels bénéficient d'une protection adéquate selon les normes en vigueur, et que les ententes contractuelles prévoient les mécanismes de protection requis.

V. Détails des Traceurs (Témoins – Cookies)

Le site formation-continue.uqo.ca utilise la plateforme Didomi pour gérer les traceurs. Conformément à la Loi 25, les témoins sont classés et activés uniquement après consentement, sauf les témoins strictement nécessaires.

VI. Mesures de Sécurité et Conservation

6.1 Sécurité de l'Information

L'UQO met en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses, basées sur sa Politique de sécurité de l'information, notamment :

• Hébergement et gestion : Le site est hébergé sur des serveurs sécurisés sous Plesk gérés par le Service des technologies et de l'information (STI) de l'UQO.
• Techniques : Utilisation du chiffrement (HTTPS/SSL/TLS), pare-feu, et accès restreint par mot de passe et authentification pour les systèmes contenant des renseignements personnels.

6.2 Conservation et Destruction

Les renseignements personnels sont conservés pour la seule durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou selon les obligations légales de l'UQO. Une fois la finalité atteinte, les renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés.

VII. Droits des Personnes Concernées (Utilisateurs)

Toute personne dont l'UQO détient des renseignements personnels a les droits suivants. Les demandes doivent être adressées au RPRP de l'UQO (voir section II) :

• Droit d'accès : Obtenir la confirmation de l'existence de renseignements personnels la concernant et y accéder.
• Droit de rectification : Faire corriger des renseignements personnels incomplets, inexacts ou équivoques.
• Droit au retrait : Retirer son consentement à l'utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels.
• Droit à l'oubli (désindexation) : Demander l'arrêt de la diffusion d'un renseignement personnel si sa diffusion contrevient à la loi ou si elle cause un préjudice sérieux.
• Droit à la portabilité (dès septembre 2024) : Obtenir ses renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé (sous réserve des conditions légales).

VIII. Gestion des Incidents de Confidentialité

En cas d'incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisée de renseignements personnels), l'UQO s'engage à :

• Prendre des mesures pour diminuer les risques de préjudice.
• Aviser rapidement la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) et les personnes concernées si l'incident présente un risque de préjudice sérieux.
• Tenir un registre de tous les incidents.

IX. Entrée en Vigueur et Mise à Jour

• Date d'entrée en vigueur : 17 octobre 2025.
• Mise à jour : Cette Politique sera révisée périodiquement. La version la plus récente est toujours publiée sur cette page.