Contexte

Que nous provenions des secteurs privés, communautaires, municipaux ou d’établissements soutenus par un réseau gouvernemental, l’impératif d’instituer des comités de travail tient presque de l’incontournable. Créés par obligation légale, par nécessité administrative tenant des opérations ou d’une gestion de projet, ou encore pour traiter d’enjeux critiques ou problématiques, les comités de travail permettent d’approfondir différents sujets ou thèmes, comme de recommander ou de mettre en œuvre des solutions pertinentes. On comprend que plus une organisation est importante en termes de mission, de portée de mandat, de membres du personnel et par l’organisation de services qu’elle propose, plus la création de comités de travail se multipliera. Qu’ils soient créés en permanence ou tiennent de priorités épisodiques ou temporaires, les comités ainsi créés formeront un niveau d’activités non négligeable pour une organisation.

Dans un contexte de recherche de performance et de rationalisation financière, le travail en comité devient une cible d’analyse incontournable. Tout d’abord, combien de comités de travail sont-ils en opération, séance tenante, au sein d’une organisation ? Quels sont les mandats de chacun de ces comités et ceux-ci servent-ils la mission de l’établissement ? Sont-ils conformes à ses valeurs et sont-ils alignés sur la vision qui y est promulguée ? Quelles sont les personnes qui sont mandatées pour y siéger et qui est responsable d’exercer un suivi sur cette nomination ? Cette délégation est-elle toujours pertinente ? Combien d’heures de libération cette délégation, et toutes les autres, est-il nécessaire pour exercer ce mandat ?  Globalement, combien d’heures travaillées sont nécessaires pour soutenir les travaux de comités internes ou externes à l’organisation ? Quelle est la vision derrière l’encadrement global en comité de travail au sein d’une organisation ? Considérant les nouveaux outils technologiques disponibles, les exigences de performance et les rationalisations budgétaires en vigueur, quelle est l’approche privilégiée pour la création, l’encadrement et le suivi des activités en comités de travail ? Est-ce toujours pertinent comme moyen ?

Le contexte de la gestion et du soutien des comités de travail demeure un thème très flou au sein de plusieurs organisations. Certaines d’entre elles peuvent en compter plus de 300, sans mise en œuvre de stratégie globale pour les encadrer et juger de leur pertinence et des résultats obtenus. Cette formation explore le thème de la gestion et du soutien des comités de travail au sein des organisations, en fonction des questions qui sont proposées plus haut.

Objectifs pédagogiques

Au terme de cette formation, vous serez en mesure :

• de connaître des principes de mise en œuvre de comités de travail ;
• de procéder à un inventaire des comités existant au sein de votre organisation ou de votre secteur d’activité et d’évaluer leurs impacts sur une offre de services privilégiée ;
• de mettre en place une approche de gestion pour définir les mandats des comités de travail et des personnes qui y seront déléguées, la durée des travaux et des implications et des attentes administratives claires ;
• de rationaliser davantage le travail en comité et tirer de cette démarche des gains de performance ;
• de définir un plan de travail en ce sens.

Contenu

• Les principes pouvant encadrer les comtés de travail au sein d’une organisation 
• Les principaux enjeux liés à la multiplication de la mise en œuvre de comités de travail et de la délégation de personnes aux expertises appropriées sur ceux-ci
• Utilisation d’un outil-bilan pour inventorier les comités actifs, leurs mandats et la nature des participations qu’ils impliquent et pour en évaluer la portée directe (heures travaillées, valeur financière des délégations, impacts sur la qualité des services par l’absence de personnes aux expertises requises dans leurs fonctions régulières, autres impacts) 
• Réflexion sur la pertinence de créer un comité de travail en regard d’autres stratégies disponibles et plus simples 
• Réflexion sur la planification des travaux ; exemple de l’approche transitoire intensive, inspirée du courtage de connaissances 

Approche pédagogique

L’approche pédagogique propose quelques contenus simples en guise de lectures préalables, des présentations marginales de 30 minutes, entrecoupées de travaux en groupe de codéveloppement, de débats en grand groupe et d’échanges quant à des témoignages spontanés.

Clientèle cible

Cette formation s’adresse à des gestionnaires intermédiaires ou supérieurs, comme des personnes qui sont intégrées dans des programmes de relève d’encadrement de différents niveaux. Des personnes étudiantes finissantes de programmes de gestion universitaires peuvent aussi y être intégrés, comme des gestionnaires en transition de carrière.

Durée et unités de formation continue (UFC-UQO)

Cette formation est d’une durée de 7 heures et donne droit à 0,7 UFC-UQO.

Logistique et déroulement

• Les groupes seront limités à un maximum de 15 personnes participantes.
• La formation se déroulera via la plateforme Zoom.
• Pour assurer une bonne qualité de connexion, un accès Internet à haute vitesse et un microphone sont nécessaires.
• Bien que l’utilisation d’un ordinateur soit privilégiée, d’autres dispositifs technologiques sont également acceptés.
• Afin de maximiser l’interaction et la dynamique de groupe, nous recommandons fortement l’utilisation d’une caméra.